Es inevitable que cualquier herramienta de productividad deba brindar a los usuarios la capacidad de compartir archivos. Los archivos pueden tener la forma de un enlace a una cuenta de almacenamiento en la nube o un archivo cargado directamente a un servidor de Slack.
Slack ofrece funciones que facilitan a los usuarios del servidor compartir archivos. Los archivos se pueden compartir de forma privada en un mensaje directo o en un canal donde otros pueden descargarlos.
Los usuarios también pueden configurar notificaciones que les permitan saber cuándo se publican ciertas palabras clave para que sepan cuándo se comparten archivos en un canal de Slack.
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¿Qué tipo de archivos se pueden cargar?
Con tanta tecnología disponible para individuos y corporaciones, podría tener varios archivos diferentes cargados en su servidor de Slack. Slack admite varios tipos de archivos, incluidas imágenes estándar.
Los usuarios también pueden vincular videos que se pueden ver directamente desde el enlace que muestra el contenido del video y los botones de reproducción en Slack.
Slack admite cualquier archivo que se pueda cargar en un navegador web. Tiene una capa de seguridad que activa y no permite el contenido malicioso publicado en un canal. Sin embargo, se permiten cargas de archivos simples, incluido contenido en la nube, como documentos de Dropbox o Google Drive.
A continuación, se muestra una breve lista de archivos que se pueden cargar en Slack:
- XLSX / XLS
- DOCX / DOC
- PPTX / PPT
- TXT
- JPG / JPEG
- PNG
- GIF
- BMP
Las extensiones de archivo anteriores son solo algunos tipos que se pueden cargar en Slack. No incluyen enlaces a documentos en la nube, pero las aplicaciones que crean documentos en la nube utilizan enlaces para dirigir a los usuarios a su contenido.
Cuando un usuario hace clic en el enlace, el documento se abre en el navegador predeterminado en el dispositivo del usuario.
Todos los problemas de permisos y restricciones se ejecutan en el navegador, pero Slack mostrará una vista previa del contenido en el canal donde se publicó el enlace del archivo.
Subir un archivo a un canal de Slack
Todos los mensajes se publican en los canales de Slack, por lo que antes de cargar un archivo, asegúrese de que sea el canal con los usuarios el que debería poder descargarlo.
Puede eliminar mensajes que envíe accidentalmente al canal equivocado, pero cualquier usuario que vea el archivo publicado puede descargarlo antes de que tenga la oportunidad de eliminar el mensaje.
Para cargar un archivo, Slack proporciona un icono junto al cuadro de texto de entrada del mensaje. Independientemente del canal en el que se encuentre, el icono siempre está presente.
Al hacer clic en el icono, se muestra un menú de opciones. Una de estas opciones es “Su computadora”. Haga clic en él y verá la ventana de diálogo “Abrir” común que le solicita que elija un archivo de su unidad local.
Cualquier archivo disponible en la ventana de diálogo “Abrir” se puede cargar en su servidor de Slack. Esto significa que los archivos almacenados en una unidad de red y disponibles en su computadora local también se pueden cargar en su servidor de Slack.
Después de elegir un archivo, se abre una nueva ventana de configuración. Esta ventana de configuración establece la forma en que se mostrará el archivo en el canal de Slack.
El icono que se muestra debajo del cuadro de texto de resumen en la parte superior muestra el nombre del archivo.
Echar un vistazo rápido a este nombre de archivo garantiza que se cargue el archivo correcto en Slack y evita costosos errores al cargar un documento confidencial o privado. Tenga en cuenta que debajo del archivo elegido hay un enlace con la etiqueta “Agregar archivo”.
Al hacer clic en este enlace, se abrirá nuevamente una ventana de diálogo donde puede elegir un archivo adicional para cargar. Con esta función, puede cargar varios archivos a la vez en lugar de cargarlos uno por uno.
Si desea enviar un mensaje que explique el archivo que se está cargando, el cuadro de mensaje superior es donde lo ingresa. Este mensaje aparece en la parte superior del enlace donde los usuarios pueden descargar el archivo.
Puede ingresar instrucciones sobre cómo trabajar con el archivo, explicar la información contenida en el archivo o simplemente dejar un mensaje que les permita a los lectores saber que el archivo se puede descargar.
El menú desplegable “Compartir con” muestra el canal en el que estás actualmente de forma predeterminada.
Puede cambiar este canal en el menú desplegable para subir el archivo a un canal alternativo. Una vez que termines de elegir las opciones de configuración del archivo, haz clic en el botón “Cargar” y el archivo se envía desde tu computadora al canal de Slack.
En el caso de archivos de gran tamaño, es posible que lleve unos minutos cargarlos en el servidor de Slack. Cuando carga un archivo, almacena una copia del mismo en el espacio en la nube del servidor de Slack. Si no tiene suficiente espacio para almacenar el archivo, no podrá cargarlo correctamente en el servidor.
En este caso, puede actualizar su cuenta de servidor para permitir más capacidad de almacenamiento en la nube para los archivos cargados.
Observe en el canal que el mensaje configurado se muestra en la parte superior del enlace del archivo.
El título del archivo se muestra a la derecha de un icono que indica qué tipo de archivo se ha compartido en el canal.
En este ejemplo, se cargó un documento de Microsoft Word en el servidor. El icono indica que el archivo es un documento de Microsoft Word, por lo que los usuarios saben qué tipo de archivo descargarán si hacen clic en el enlace. Los usuarios necesitan el software adecuado para abrir documentos compartidos de Slack, a diferencia de la lectura de archivos en un entorno de nube.
Las instrucciones anteriores son solo una forma de cargar y compartir un documento en un canal de Slack. La alternativa es copiar y pegar un documento desde su unidad local y pegarlo en el servidor de Slack. Al hacer clic derecho en cualquier archivo en su unidad local y seleccionar “Copiar” en el menú contextual, lo guardará en su portapapeles de Windows.
Haz clic derecho en el cuadro de texto del mensaje en cualquier canal de Slack y selecciona “Pegar”. Esta selección tomará una copia del archivo de su portapapeles de Windows y la publicará en su canal de Slack. Antes de que el archivo se publique en el canal de Slack, tienes la opción de publicar texto que describe el archivo como el texto que describe el archivo publicado en el ejemplo anterior.
Compartir un documento en la nube
Cuando los usuarios trabajan en un entorno de nube, a menudo utilizan documentación en la nube. Varias plataformas ofrecen a los usuarios una forma de crear hojas de cálculo y documentación de procesamiento de texto en un navegador para que cualquiera pueda leerlas, editarlas y organizarlas.
La ventaja de estos documentos es que los usuarios no necesitan ningún software costoso instalado en el dispositivo local para ver y cambiar el contenido. En Slack, puedes compartir estos documentos mediante un enlace al documento.
Al igual que un archivo físico cargado, Slack mostrará un extracto y una vista previa del título y el contenido del archivo. El primer paso es iniciar sesión en su entorno de documentos en la nube para obtener el enlace para compartir el archivo. En este ejemplo, se compartirá un documento de Google en Slack.
Google Doc se almacena en una ubicación en la nube de Google Drive, que es donde los usuarios accederán y verán el archivo.
Copia el enlace de tu navegador y luego pégalo en el cuadro de texto del mensaje del canal de Slack. Cuando pegas el enlace en el mensaje del canal de Slack, Slackbot escanea el enlace para detectar qué tipo de documento se publicó en el servidor.
Dado que se trata de un enlace de Google Drive, Slackbot lo detecta y le envía un mensaje en el canal.
Observe que en la parte superior del nombre y el icono de Slackbot, Slack indica que el mensaje solo es visible para usted al etiquetarlo como “Solo visible para usted”. Cada vez que Slackbot te envía un mensaje mientras trabajas con Slack y te encuentras con diferentes problemas con los que podrías necesitar ayuda.
Dado que Slackbot detecta que el enlace es un documento de Google Drive, recibe un mensaje que le solicita que conecte la aplicación en la nube a su servidor Slack.
Tiene tres opciones indicadas por los botones que se muestran debajo del mensaje. También puede ignorar el mensaje, pero Slackbot le preguntará nuevamente cuando publique otro enlace de Google Doc.
Vincular una cuenta de Google Drive a su servidor de Slack instala otra aplicación en su servidor de Slack. Con las suscripciones gratuitas, solo tiene un número limitado de aplicaciones que se pueden agregar al servidor de Slack.
Si ya no desea recibir estos mensajes de Slackbot, puede evitar que se envíen haciendo clic en el botón “No volver a preguntar”. Este botón descartará los mensajes enviados para los enlaces de Google Drive.
Es posible que desee considerar agregar la aplicación Google Drive a Slack en el futuro, y puede continuar recibiendo recordatorios haciendo clic en el botón “Ahora no”.
Este botón descartará el mensaje actual, pero la próxima vez que publique un enlace de Google Drive, Slackbot enviará el mismo mensaje preguntándole si desea instalar la aplicación en su servidor Slack.
Si decide vincular Google Drive a su servidor de Slack, haga clic en el botón “Conectar” en el mensaje de Slackbot. Al igual que conectar Gmail a Slack, Slack primero necesita permiso antes de poder acceder a su servidor. Al hacer clic en “Conectar” te redireccionará a una pantalla donde Google te notifica sobre los permisos a los que Slack quiere acceder.
Siempre preste atención a los permisos que una aplicación quiere de sus cuentas, porque demasiado acceso le da al desarrollador la capacidad de controlar sus cuentas o recuperar información personal de sus cuentas importantes.
La pantalla que solicita acceso es la misma en todas las aplicaciones que utilizan herramientas de terceros para la autenticación. Cualquier permiso para acceder a la información privada de la cuenta debe indicarse en este mensaje para que los usuarios tengan la opción de aceptar o rechazar la solicitud.
Google Drive solicita permiso para ver, editar, crear y eliminar archivos en Google Drive, y la aplicación puede ver su historial y registros de cambios en los archivos. Si cambia de opinión debido al nivel de acceso que necesita la cuenta de Slackbot, siempre puede hacer clic en el botón “Cancelar” y revertir la instalación y evitar que Slack tenga acceso a su cuenta de Google Drive.
Si decide darle acceso a Slack a su cuenta de Google Drive, haga clic en el botón “Permitir” para permitir el enlace entre Slack y Google Drive. Al otorgar permiso a Slack, puede obtener información de vista previa sobre el enlace del documento que cualquiera publica en un canal de Slack.
Esta información también te ayuda a buscar archivos publicados en un canal de Slack. Cualquier contenido publicado en un canal te ayuda a archivarlo y buscarlo en caso de que necesites volver a él más tarde.
Haz clic en el botón “Permitir” para ver los resultados de agregar la aplicación a tu servidor de Slack. Ahora que la aplicación se agregó a Slack, puede ver una vista previa de un documento que se agrega a un canal sin hacer clic en el enlace. Esta adición a su servidor de Slack también brinda a los usuarios la capacidad de encontrar rápidamente documentos anteriores vinculados en un canal.
Para mayor productividad, la búsqueda de documentos con palabras clave y otras frases de términos de búsqueda facilita a los usuarios encontrar los mensajes que contienen los documentos necesarios para realizar las tareas diarias. En lugar de buscar en una unidad o dispositivo de almacenamiento, los usuarios pueden buscar mensajes de Slack archivados utilizando términos de búsqueda que de otro modo no estarían disponibles con otras aplicaciones, tanto en interfaces web como en dispositivos móviles.
Trabajar con archivos y Slack es la manera perfecta de optimizar su productividad cuando los usuarios deben compartir numerosos tipos de archivos desde varias ubicaciones. Slack admite muchos tipos de archivos diferentes, por lo que los usuarios pueden copiar y pegar cualquier cantidad de archivos en un canal de Slack.
Una vez que se comparte un archivo, está disponible para cualquier usuario que tenga acceso al canal de Slack, lo que significa que en lugar de enviar un correo electrónico a docenas de usuarios, puede compartir un archivo con solo unos pocos clics del mouse con cientos de usuarios con acceso a Slack. canal.
Al igual que muchas otras funciones de productividad, compartir archivos es otra forma conveniente para que los usuarios se mantengan al día rápidamente con la comunicación y compartan documentos importantes sin problemas ni obstáculos.